Fulfillment-Dienstleister anfragen: Diese Daten brauchen Sie für ein vergleichbares Angebot

Die meisten Fulfillment-Anfragen bestehen aus zwei Sätzen: „Wir sind ein Onlineshop und suchen einen Fulfillment-Partner. Was kostet das?" Darauf kann kein Fulfillment-Dienstleister seriös antworten – er schickt eine Standardpreisliste oder kalkuliert mit Sicherheitsaufschlägen. Dieser Leitfaden zeigt, welche Daten in eine Anfrage gehören, wie Sie die Angebote danach auf eine Zahl bringen und an welchen Positionen Sie genauer hinsehen sollten. Nach welchen Kriterien Sie die Anbieter anschließend bewerten, behandelt der Ratgeber Fulfillment-Anbieter auswählen; hier geht es um den Schritt davor.

Welche Daten der Dienstleister für sein Angebot braucht

Jede Angabe steuert einen anderen Teil des Preises. Wer versteht, welche, liefert die Zahlen in der richtigen Form.

Pakete pro Monat

Das Sendungsvolumen bestimmt Personalplanung, Preisstaffel und Portokonditionen. Nennen Sie den Monatsdurchschnitt, den stärksten Monat des letzten Jahres und Ihre Planung für die nächsten zwölf Monate. Geben Sie außerdem die durchschnittliche Zahl der Positionen je Bestellung an: Sie entscheidet, wie oft beim Pick & Pack neben dem Erst-Pick eine Folgeposition anfällt.

Anzahl der Artikel

Die Zahl der SKUs bestimmt den Lagerbedarf stärker als die Warenmenge. 50 Artikel mit hohem Durchsatz brauchen wenige, gut gefüllte Plätze; 2.000 Varianten mit je zehn Stück brauchen 2.000 Fächer. Ergänzen Sie den ungefähren Bestand in Paletten oder Kartons – daraus ergeben sich die Palettenstellplätze und damit die Lagergebühren.

Gewichts- und Größenklassen

Gewicht und Maße entscheiden über Kartonage, Packzeit und vor allem über das Porto. Eine Verteilung genügt: Anteil der Sendungen bis 1 kg, bis 5 kg, bis 10 kg, darüber. Weisen Sie auf sperrige oder sehr leichte, voluminöse Artikel hin, denn dort rechnen Paketdienste nach Volumengewicht oder erheben einen Sperrgut-Zuschlag.

Retourenquote

Die Retourenquote schwankt je nach Sortiment erheblich – von wenigen Prozent bei Kosmetik bis zu 30 bis 50 % bei Fashion. Nennen Sie Ihren echten Wert und beschreiben Sie, was mit einer Retoure geschehen soll: nur Sichtprüfung, Funktionstest, Aufbereitung, Neuverpackung. Davon hängt ab, wo im Preisband die Retoure landet.

Shop-, Marktplatz- und ERP-Systeme

Listen Sie alle Systeme auf, aus denen Aufträge kommen oder in die Daten zurückfließen müssen: Shopsystem, Marktplätze, ERP-System oder Warenwirtschaft, Buchhaltung. Eine native Schnittstelle kostet in der Regel nichts extra; eine Individualanbindung ist der häufigste Grund für eine Setup-Gebühr.

Sonderanforderungen

Alles, was vom Standardprozess abweicht, gehört in die Anfrage: MHD- und Chargenverfolgung, Seriennummern, temperaturgeführte Lagerung, Gefahrgut, B2B-Aufträge mit Palettenversand, Amazon-Anforderungen wie FBA Prep, Sets und Konfektionierung, Auslandsversand. Welche dieser Zusatzleistungen es gibt und wie sie üblicherweise bepreist werden, steht im Eintrag Fulfillment-Dienstleistung.

Angebote vergleichbar machen

Preislisten sind unterschiedlich aufgebaut: Der eine Anbieter trennt Erst- und Folge-Pick, der zweite arbeitet mit einer Auftragspauschale, der dritte rechnet das Verpackungsmaterial ein. Vergleichbar wird das erst, wenn Sie jedes Angebot auf denselben Beispielmonat umrechnen.

Ein Beispiel mit 1.000 Paketen im Monat, durchschnittlich zwei Positionen je Bestellung, 20 Palettenstellplätzen, 4 Paletten Wareneingang und 15 % Retourenquote (150 Retouren). Beide Angebote liegen mit jeder Position in der marktüblichen Spanne:

Angebot A wirbt mit dem deutlich niedrigeren Pick-Preis und ist im Monat trotzdem 329 € teurer. Verpackungsmaterial, Grundgebühren und Porto (für ein nationales DHL-Paket typischerweise 3,99 bis 6,50 € netto) kommen bei beiden hinzu und gehören in dieselbe Rechnung; inklusive Verpackung liegen marktübliche Mischkosten bei 2,80 bis 5,50 € je Paket ohne Porto. Die Methode im Detail, einschließlich der Posten, die in Preislisten oft fehlen, beschreibt der Ratgeber Fulfillment-Kosten verstehen.

Warnsignale im Angebot

• Lange Mindestlaufzeit: Eine Mindestlaufzeit von einem Jahr oder mehr mit automatischer Verlängerung bindet Sie auch dann, wenn die Leistung nicht stimmt. Fragen Sie nach einer Variante ohne Bindung oder mit Sonderkündigungsrecht.
• Setup-Gebühr ohne Leistungsbeschreibung: Ein einmaliger Betrag ist vertretbar, wenn daneben steht, was dafür geschieht – Anbindung, Artikelstamm-Import, Lagerplatzanlage. Ein Pauschalbetrag ohne Inhalt ist es nicht.
• Mindestumsatz: Ein monatlicher Mindestbetrag wird in schwachen Monaten zur Fixkostenfalle. Rechnen Sie Ihren schwächsten Monat dagegen.
• Unklare Retourenpreise: „Retoure nach Aufwand" oder ein Stundensatz statt eines Stückpreises macht die Kosten unplanbar, gerade bei hoher Retourenquote. Bestehen Sie auf einem Preis je Stück mit beschriebenem Prüfumfang.
• Fehlende Positionen: Verpackungsmaterial, Systemgebühr, Inventur, Auslagerung bei Vertragsende. Was nicht im Angebot steht, steht später auf der Rechnung.
• Keine Rückfragen: Wer auf eine detaillierte Anfrage ohne eine einzige Rückfrage ein Angebot schickt, hat Ihre Daten nicht gelesen.

Anfrage-Checkliste zum Kopieren

Kopieren Sie die Liste in Ihre E-Mail und tragen Sie Ihre Werte ein. Senden Sie allen Anbietern exakt dieselbe Fassung.

1. Unternehmen und Sortiment: Shop-URL, Produktkategorie, Startwunsch.
2. Pakete pro Monat: Durchschnitt, stärkster Monat, Planung für zwölf Monate.
3. Positionen je Bestellung: Durchschnitt und Anteil der Mehrpositions-Aufträge.
4. Anzahl Artikel (SKUs): aktive Artikel, Bestand in Paletten oder Kartons.
5. Gewichte und Maße: Anteil der Sendungen bis 1 kg, bis 5 kg, bis 10 kg, darüber; größter Artikel.
6. Retouren: Quote in Prozent, gewünschter Prüfumfang.
7. Systeme: Shop, Marktplätze, ERP oder Warenwirtschaft, Buchhaltung.
8. Kanäle und Zielländer: B2C, B2B, Amazon, Anteil Auslandsversand.
9. Sonderanforderungen: MHD, Chargen, Seriennummern, Klima, Gefahrgut, Sets, Beileger.
10. Gewünschte Angebotsform: vollständige Preisliste aller Bausteine, Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist, einmalige Kosten, Beispielrechnung für 1.000 Pakete mit den oben genannten Werten.

Wenn Sie bereits bei einem Dienstleister lagern, ergänzen Sie den Bestand, der umziehen muss, und den gewünschten Stichtag. Wie ein solcher Umzug abläuft, beschreibt der Ratgeber Fulfillment-Anbieter wechseln.

So läuft die Anfrage bei LogYou

Das Angebotsformular von LogYou fragt genau diese Eckdaten ab: Artikelanzahl, Sendungen pro Monat, Gewicht und genutzte Systeme. Die Preisbausteine sind offen einsehbar, die Pakete beginnen bei 99 € im Monat (Start), 199,99 € (Wachstum) und 299,99 € (Premium), eine Mindestlaufzeit gibt es nicht – Details auf der Seite Preise. Wirtschaftlich sinnvoll ist die Zusammenarbeit ab etwa 10 Paketen pro Tag. Den Leistungsumfang beschreibt die Seite E-Commerce Fulfillment; wer von einem anderen Anbieter kommt, findet den begleiteten Umzug unter Fulfillment-Wechsel.

Fazit

Ein gutes Angebot beginnt mit einer guten Anfrage. Fünf Eckdaten – Paketzahl, Artikelanzahl, Gewichtsklassen, Retourenquote und Systeme – plus Ihre Sonderanforderungen genügen, damit ein Dienstleister ohne Sicherheitsaufschlag kalkulieren kann. Rechnen Sie jedes Angebot auf denselben Beispielmonat um und vergleichen Sie den Preis je Paket statt einzelner Positionen. Mindestlaufzeit, Setup-Gebühr, Mindestumsatz und Retourenpreise klären Sie schriftlich, bevor Sie Anbieter in die engere Wahl nehmen.

Häufige Fragen zu Fulfillment-Dienstleister anfragen