Kosmetik-Fulfillment ist die Auslagerung von Lager, Kommissionierung, Versand und Retouren für Beauty-Produkte an einen Dienstleister, der Mindesthaltbarkeit, Chargen und bruchempfindliche Verpackungen beherrscht. Entscheidend sind drei Dinge: Ware mit dem frühesten Ablaufdatum geht zuerst raus (FEFO), jede versendete Charge ist einem Auftrag zugeordnet, und geöffnete Retouren gelangen nie zurück in den Verkauf.
Auf dieser Seite
- Warum Kosmetik ein eigenes Fulfillment braucht
- MHD, PAO und Charge: was auf der Verpackung steht und was das Lager daraus macht
- FEFO und Mindest-Restlaufzeit: so kommt nichts Abgelaufenes beim Kunden an
- Chargen und Rückruf: wer hat welche Charge bekommen?
- Glas, Flakons und Flüssigkeiten sicher verpacken
- Parfum, Sprays und Nagellack: was als Gefahrgut gilt
- Retouren bei Kosmetik: Hygiene vor Wiederverkauf
- Sets, Adventskalender und Beileger
- Was bei Ihnen bleibt: Ihre Pflichten als Kosmetikmarke
- So prüfen Sie einen Fulfillment-Partner für Kosmetik
- Was Kosmetik-Fulfillment bei LogYou kostet
- Für wen wir nicht der richtige Partner sind
- Häufige Fragen
Warum Kosmetik ein eigenes Fulfillment braucht
Ein Fulfillment-Lager, das nur weiß, welcher Artikel auf welchem Lagerplatz liegt, reicht für Beauty-Produkte nicht aus. Drei Eigenschaften unterscheiden Kosmetik von fast allen anderen Warengruppen im Onlinehandel:
- Kosmetik altert. Cremes, Seren und Sonnenschutz haben ein Mindesthaltbarkeitsdatum oder eine begrenzte Haltbarkeit nach dem Öffnen. Wer die zuletzt angelieferte Ware zuerst verschickt, weil sie vorne im Regal liegt, lässt ältere Chargen verfallen.
- Kosmetik ist rückverfolgungspflichtig. Jede Verpackung trägt eine Chargennummer. Kommt es zu einem Rückruf, müssen Sie eingrenzen können, wer welche Charge bekommen hat.
- Kosmetik ist zerbrechlich und teilweise Gefahrgut. Glasflakons, Tiegel und Pumpspender verlangen eine andere Verpackung als Textilien, und Parfum oder Haarspray unterliegen im Transport besonderen Regeln.
Dazu kommen die Erwartungen Ihrer Kundinnen: schnelle Lieferung, ein Paket, das nach Marke aussieht, und Nachbestellungen, die ohne Nachdenken klappen. Beauty lebt von Wiederkäufen. Ein ausgelaufenes Serum oder ein Produkt mit drei Monaten Restlaufzeit kostet nicht nur eine Retoure, sondern oft die Kundin.
Auf dieser Seite zeigen wir, wie wir diese Anforderungen im Lager in Butzbach umsetzen, welche Pflichten bei Ihnen bleiben und woran Sie einen Fulfillment-Partner für Kosmetik erkennen, egal ob Sie am Ende mit uns arbeiten oder nicht.
MHD, PAO und Charge: was auf der Verpackung steht und was das Lager daraus macht
Die EU-Kosmetikverordnung (VO (EG) Nr. 1223/2009) regelt in Artikel 19, welche Angaben auf die Verpackung gehören. Für das Lager sind zwei davon entscheidend:
- Haltbarkeit: Ein Mindesthaltbarkeitsdatum („mindestens haltbar bis“) ist nur Pflicht, wenn das Produkt höchstens 30 Monate haltbar ist. Bei längerer Haltbarkeit steht stattdessen das PAO-Symbol (Period After Opening, der offene Tiegel mit „12M“ oder „6M“) auf der Verpackung.
- Chargennummer: Sie ist immer Pflicht, unabhängig davon, ob ein MHD oder ein PAO-Symbol angegeben ist.
| Produkttyp | Typische Angabe | Was wir im Lager führen |
|---|---|---|
| Naturkosmetik, Seren, Sonnenschutz | MHD (Haltbarkeit ≤ 30 Monate) | Charge + MHD, Zuteilung nach FEFO, Mindest-Restlaufzeit |
| Cremes, Duschgel, Shampoo mit langer Haltbarkeit | PAO-Symbol, Charge | Charge je Sendung, Zuteilung nach Wareneingang |
| Parfum, Eau de Toilette | meist PAO oder keine Haltbarkeitsangabe, Charge | Charge je Sendung, getrennte Lagerung als Gefahrgut |
| Make-up, Lippenstift, Nagellack | PAO, Charge | Charge je Sendung; Farbnuancen als eigene SKUs |
| Tools, Accessoires, Pinsel | keine Haltbarkeit | Standard-Lagerführung |
In LogShip, unserer eigenen Lagersoftware, legen wir für jeden Artikel fest, wie er geführt wird: nur mit Charge, mit Charge und MHD oder nur mit MHD. Beim Wareneingang werden Charge und MHD pro Anlieferung erfasst. Ab dann gelten für diese Einheiten automatisch die richtigen Regeln.
FEFO und Mindest-Restlaufzeit: so kommt nichts Abgelaufenes beim Kunden an
Für Artikel mit MHD teilt LogShip den Bestand nach FEFO zu: First Expired, First Out. Die Einheit mit dem frühesten Ablaufdatum wird zuerst verschickt, unabhängig davon, wann sie angeliefert wurde oder wo sie im Lager liegt.
Zusätzlich hinterlegen wir pro Artikel eine Mindest-Restlaufzeit. Ein Beispiel:
- Ihre Vitamin-C-Serum-Charge A hat ein MHD im März 2027, Charge B im September 2027.
- Sie legen fest, dass keine Kundin ein Serum mit weniger als sechs Monaten Restlaufzeit bekommt.
- Bis Ende September 2026 wird Charge A zuerst verschickt, weil sie früher abläuft.
- Ab Oktober 2026 unterschreitet Charge A die sechs Monate. Ab da wird sie keinem Auftrag mehr zugeteilt, alle Bestellungen bekommen Charge B.
- Die Restmenge von Charge A bleibt im Lager, sichtbar und gekennzeichnet. Sie entscheiden, ob sie in einen Sale, an einen Outlet-Händler, als Spende oder in die Entsorgung geht.
So verhindern Sie beides: dass alte Ware verfällt, weil neue zuerst verschickt wurde, und dass Kundinnen ein Produkt kurz vor Ablauf bekommen. Die Grundlagen dazu erklären die Wiki-Artikel zu MHD, FIFO und FEFO.
Setzen Sie die Grenze nicht nach Gefühl, sondern nach Ihrem Produkt: Wie lange braucht eine Kundin, um die Packung aufzubrauchen? Ein 30-ml-Serum für drei Monate braucht mindestens drei Monate plus Puffer. Für Marktplätze gelten teils eigene Vorgaben an die Restlaufzeit, die Sie vorab prüfen sollten.
Chargen und Rückruf: wer hat welche Charge bekommen?
Weil wir die Charge beim Wareneingang erfassen, wird sie bei jedem Versand mitgeführt. Enthält eine Sendung Einheiten aus zwei Chargen, teilt LogShip die Sendungsposition nach Charge auf. Die Chargenverfolgung ist damit lückenlos: vom Lieferanten über den Lagerplatz bis zur einzelnen Sendung.
Im Ernstfall läuft ein Rückruf so ab:
- Sie melden uns die betroffene Charge.
- Wir nehmen die Restmenge sofort aus dem verfügbaren Bestand, damit keine weitere Einheit das Lager verlässt.
- Wir ermitteln aus den Sendungsdaten, welche Aufträge die Charge enthielten, und geben Ihnen die Liste für die Kundenansprache.
- Rücksendungen aus dem Rückruf werden separat erfasst und nach Ihrer Anweisung vernichtet oder an Sie zurückgeschickt.
Das Kundenportal LogShip Cloud zeigt Ihnen Bestände, Aufträge, Wareneingänge und Retouren live. Auswertungen nach Charge und MHD bekommen Sie von uns auf Anfrage.
Glas, Flakons und Flüssigkeiten sicher verpacken
Bruch ist in der Beauty-Logistik teurer als in anderen Branchen: Ein zerbrochener Flakon verursacht eine Retoure, eine Ersatzlieferung und oft ein verschmiertes Paket, das auch die übrigen Produkte der Bestellung unbrauchbar macht. Wir legen deshalb vor dem Start mit Ihnen eine Verpackungsvorgabe pro Artikelgruppe fest:
- Glasflakons und Tiegel werden mit Füllmaterial aus Papier fixiert, sodass sie sich im Karton nicht bewegen.
- Pumpspender und Tropfer werden auf Wunsch zusätzlich gesichert oder einzeln in einen Beutel verpackt, damit ein Auslaufen nicht das ganze Paket betrifft.
- Schwere und leichte Produkte werden so kombiniert, dass Glas nicht unter Flüssigkeitsflaschen liegt.
- Die Kartongröße wird pro Sendung erfasst. So sehen wir, ob ein Karton zu groß ist und Produkte darin Spielraum haben.
Beim Packen wird jeder Artikel gegen den Auftrag gescannt. Bei Make-up in 20 Farbnuancen ist das der entscheidende Schritt: „Warm Beige 03“ und „Warm Beige 04“ sehen im Regal gleich aus, der Scan erkennt den Unterschied.
Parfum, Sprays und Nagellack: was als Gefahrgut gilt
Viele Beauty-Produkte sind im Transport Gefahrgut. In haushaltsüblichen Mengen dürfen sie häufig als begrenzte Menge (Limited Quantity, LQ) im Paketnetz transportiert werden, mit Kennzeichnung und innerhalb der Grenzen des Carriers.
| Produkt | Einordnung (typisch) | Was das für den Versand heißt |
|---|---|---|
| Parfum, Eau de Toilette | Parfümerieerzeugnisse, entzündbar (UN 1266) | Oft als LQ im Paket möglich; Luftfracht und manche Zielländer eingeschränkt |
| Haarspray, Deo-Spray, Trockenshampoo | Druckgaspackungen (UN 1950) | Oft als LQ im Paket möglich; separate Lagerung |
| Nagellack, Nagellackentferner | entzündbare Flüssigkeit | Abhängig von Rezeptur und Menge |
| Cremes, Seren, Lotionen | in der Regel kein Gefahrgut | Normaler Paketversand |
Diese Tabelle ist eine Orientierung, keine Einstufung. Maßgeblich sind das Sicherheitsdatenblatt Ihres Produkts und die Beförderungsbedingungen des jeweiligen Carriers. Entzündbare Produkte und Aerosole lagern wir getrennt vom übrigen Bestand. Ob wir Ihr Sortiment versenden können, prüfen wir vor dem Start anhand der Datenblätter. Mehr dazu im Wiki-Artikel Gefahrgut.
Retouren bei Kosmetik: Hygiene vor Wiederverkauf
Bei Kosmetik entscheidet der Zustand der Verpackung über den Wiederverkauf. Wir legen mit Ihnen vorab eine Prüf-Checkliste fest und arbeiten jede Retoure danach ab:
- Annahme: Scan von Lieferschein oder Trackingnummer, Zuordnung zum Originalauftrag.
- Prüfung: Siegel oder Folie intakt? Umkarton unbeschädigt? Restlaufzeit über Ihrer Grenze? Tester- oder Probenware erkennbar?
- Entscheidung: Einwandfreie Ware geht zurück in den verkaufsfähigen Bestand. Geöffnete, beschädigte oder zu kurz haltbare Ware wird separat geführt.
- Dokumentation: Retourengrund und Fotos werden gespeichert. Sie sehen jede Retoure mit Positionen und Bildern im Kundenportal.
Geöffnete Produkte gehen nach unserer Standard-Checkliste nicht zurück in den Verkauf. Was nicht verkaufsfähig ist, wird nach Ihrer Freigabe entsorgt (0,30 bis 1,00 € pro Stück) oder an Sie zurückgeschickt. In der Regel ist geprüfte Ware innerhalb von 48 Stunden wieder verfügbar. Mehr zum Ablauf auf der Seite Retourenmanagement und im Wiki unter A-Ware und B-Ware.
Sets, Adventskalender und Beileger
Geschenksets, Discovery-Boxen und Adventskalender sind in der Beauty-Branche der größte Peak des Jahres. Für die Abwicklung gibt es zwei Wege:
- Vorab konfektioniert: Wir fertigen die Sets vor der Saison aus den Einzelkomponenten als eigenen Set-Artikel. Im Peak ist jedes Set dann ein einziger Pick. Das lohnt sich bei hohen Stückzahlen und festen Set-Inhalten. Details auf der Seite Konfektionierung.
- Beim Auftragseingang aufgelöst: Das Set existiert im Shop als eigener Artikel, im Lager aber nur als Stückliste. LogShip löst es beim Auftragseingang in seine Komponenten auf und reserviert den Bestand je Komponente. Das passt zu wechselnden Bundles und kleineren Mengen. Mehr unter Stücklisten.
Proben, Grußkarten und Rabattcodes für die Nachbestellung legen wir nach Absprache bei. Die Anweisung wird so hinterlegt, dass sie dem Packer beim Packen des Auftrags angezeigt wird. Was eine Beilage wirkungsvoll macht, beschreibt der Ratgeber Verpackung & Branding. Adventskalender sollten Sie spätestens im September mit uns einplanen, siehe auch Peak-Saison Q4.
Was bei Ihnen bleibt: Ihre Pflichten als Kosmetikmarke
Ein Fulfillment-Dienstleister übernimmt Lager und Versand, aber nicht die Verantwortung für das Produkt. Die folgenden Pflichten liegen bei Ihnen als Hersteller oder Importeur (Stand September 2026, keine Rechtsberatung):
| Pflicht | Worum es geht | Unser Beitrag |
|---|---|---|
| Verantwortliche Person | Eine Person mit Sitz in der EU, die für die Einhaltung der Kosmetikverordnung verantwortlich ist | – |
| Sicherheitsbewertung und Produktinformationsdatei | Nachweis der Sicherheit, bereitzuhalten für die Behörden | – |
| CPNP-Notifizierung | Meldung jedes Produkts im EU-Portal, bevor es in Verkehr gebracht wird | – |
| Kennzeichnung nach Art. 19 | Verantwortliche Person, Inhalt, MHD oder PAO, Charge, Inhaltsstoffe, Warnhinweise | Wir prüfen beim Wareneingang auf Wunsch, ob Charge und MHD lesbar sind |
| Verpackungsgesetz | Registrierung im LUCID-Register und Lizenzierung der Versandverpackungen | Verbrauchsdaten je Kartongröße aus unseren Sendungsdaten |
| Rückruf und Meldung | Information der Behörden und Kunden bei ernster Gefahr | Sperrung der Charge und Liste der betroffenen Sendungen |
Mehr zu Verpackungspflichten lesen Sie im Wiki unter Verpackungsgesetz und LUCID und im Beitrag zur EU-Verpackungsverordnung PPWR.
So prüfen Sie einen Fulfillment-Partner für Kosmetik
Stellen Sie jedem Anbieter, auch uns, diese Fragen, bevor Sie unterschreiben:
- Wird die Charge beim Wareneingang erfasst und bis zur einzelnen Sendung mitgeführt?
- Wird nach FEFO oder nur nach Eingangsdatum zugeteilt? Lässt sich eine Mindest-Restlaufzeit pro Artikel festlegen?
- Wie schnell kann eine Charge aus dem Verkauf genommen werden, und wie bekomme ich die Liste der betroffenen Sendungen?
- Wird jeder Artikel beim Packen gescannt, oder nur der Auftrag?
- Wie werden Glas und Flüssigkeiten verpackt? Gibt es eine schriftliche Verpackungsvorgabe pro Artikelgruppe?
- Werden Parfum und Aerosole versendet, und wie sind sie gelagert?
- Nach welcher Checkliste werden Retouren geprüft, und was passiert mit geöffneter Ware?
- Welche Kosten entstehen für MHD- und Chargenführung, Klima-Lager, Sets und Entsorgung? Stehen sie in der Preisliste?
Was Kosmetik-Fulfillment bei LogYou kostet
Für Beauty-Marken gelten dieselben öffentlichen Preise wie für alle Kunden. Die MHD-, Chargen- und Seriennummernverwaltung ist im Paket Premium für 299,99 € im Monat enthalten, ebenso Stücklisten. VideoShip ist als Zusatzleistung buchbar. Die nutzungsbasierten Preise im Paket Premium:
| Baustein | Preis |
|---|---|
| Grundkosten pro Auftrag | 1,88 € |
| Pick & Pack je Artikel | 0,40 € |
| Verpackung pro Auftrag | 0,32 € |
| Retoure je Stück | 2,25 € |
| Wareneingang | 4–15 € je Palette |
| Lagerung | 8–25 € je Palettenstellplatz und Monat, Klima-Lager +20–40 % |
Porto wird zum Carrier-Einkaufspreis ohne Versandmarge weiterberechnet. Ein Rechenbeispiel: 800 Bestellungen im Monat mit durchschnittlich zwei Artikeln und 8 % Retourenquote ergeben 1.504 € Auftragskosten, 640 € Pick & Pack, 256 € Verpackung, 144 € Retouren und 299,99 € Paketpreis. Das sind rund 2.844 € im Monat, zuzüglich Porto, Wareneingang und Lagerung. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie auf der Seite Fulfillment-Kosten berechnen nach.
Für wen wir nicht der richtige Partner sind
Wir lagern keine Tiefkühlware unter −18 °C. Individuelle Gravuren oder Personalisierungen auf Flakons bieten wir nicht an. Bei Sortimenten, die überwiegend aus Gefahrgut außerhalb der Limited-Quantity-Grenzen bestehen, sind spezialisierte Gefahrgutlager die bessere Wahl. Und wenn Sie weniger als etwa zehn Pakete am Tag versenden, ist der eigene Versand oft noch günstiger. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen.