Onboarding im Fulfillment bezeichnet die Einrichtungsphase zwischen Vertragsabschluss und dem ersten regulär versendeten Paket: Übernahme des Artikelstamms, Anbindung von Shop oder ERP an das WMS des Dienstleisters, Festlegung von Verpackungs- und Versandregeln, Wareneingang der Erstlieferung und ein Testlauf. Typische Dauer: zwei bis sechs Wochen.
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Was ist Onboarding im Fulfillment?
Onboarding ist die Einrichtungsphase zwischen dem Ja zu einem Fulfillment-Dienstleister und dem ersten regulär versendeten Paket. In dieser Zeit werden Ihre Daten, Ihre Ware und Ihre Prozesse in das System und das Lager des Dienstleisters überführt. Der Begriff stammt aus dem Personalwesen und meint dort das Einarbeiten neuer Mitarbeiter; im Fulfillment hat er sich für das „Einarbeiten" eines neuen Kunden durchgesetzt.
Onboarding gibt es in zwei Varianten: der Erst-Auslagerung (bisher selbst gepackt) und dem Wechsel von einem anderen Dienstleister. Die zweite ist aufwendiger, weil zusätzlich ein Bestand umzieht und zwei Lager kurz parallel laufen. Was speziell beim Wechsel zu beachten ist, beschreibt der Ratgeber Fulfillment-Anbieter wechseln.
Wie das Onboarding in der Praxis abläuft
| Phase | Inhalt | Dauer (typisch) |
|---|---|---|
| 1. Kick-off | Ansprechpartner, Zeitplan, Stichtag, Übersicht Sortiment und Kanäle | 1 Termin |
| 2. Artikelstamm | Import von SKU, EAN, Maßen, Gewichten, Gefahrgut- und MHD-Kennzeichen; Bereinigung von Dubletten und fehlenden Daten | 3–10 Tage |
| 3. Anbindung | Verbindung von Shop, Marktplätzen oder ERP mit dem WMS über die Schnittstelle; Test mit Beispielbestellungen | 2–10 Tage |
| 4. Prozessdefinition | Verpackungsvorgaben, Beileger, Versandregeln je Kanal und Zielland, Retourenregeln, Cut-Off, Reporting | parallel |
| 5. Erstbelieferung | Avisierter Wareneingang, Zählung, Einlagerung, Bestandsabgleich mit Ihrem System | 2–5 Tage |
| 6. Testphase | Wenige echte Bestellungen laufen durch; Prüfung von Label, Verpackung, Tracking-Rückmeldung, Bestandssynchronisation | 2–5 Tage |
| 7. Go-live | Umstellung aller Kanäle auf den Dienstleister; enge Betreuung in den ersten zwei Wochen | Stichtag |
Bei einem Standard-Setup mit Shopify oder Shopware und wenigen Hundert SKUs dauert das gesamte Onboarding zwei bis vier Wochen. Der längste Einzelschritt ist fast immer Phase 2: Artikel ohne Maße, mehrere SKUs für denselben Artikel oder fehlende EANs kosten Tage.
Bereiten Sie den Artikelstamm vor, bevor Sie unterschreiben: eine Liste mit SKU, EAN, Bezeichnung, Maßen, Gewicht, Verpackungseinheit und Besonderheiten (MHD, Gefahrgut, zerbrechlich). Wer diese Datei sauber liefert, verkürzt das Onboarding um ein bis zwei Wochen und vermeidet spätere Bestandsdifferenzen.
Checkliste: Was Sie zum Onboarding bereitstellen
- Artikeldaten in einer Datei oder direkt aus dem Shop-System (Export).
- Zugänge zu Shop, Marktplatz-Konten und ERP für die Anbindung; bei Amazon die Autorisierung des Dienstleisters als Selling Partner.
- Packanweisung je Verpackungsvariante, idealerweise mit Fotos; Beileger physisch ans Lager liefern.
- Versandregeln: welcher Carrier für welches Zielland, welche Versandarten im Shop welchem Produkt entsprechen, Umgang mit Packstationen und Inseln.
- Retourenregeln: was gilt als A-Ware, wann wird vernichtet, wer entscheidet bei Zweifelsfällen, Rückmeldung an den Shop.
- Lieferavis für die Erstbelieferung mit Paletten- und Kartonanzahl, Inhalt je Karton, Liefertermin.
- Ansprechpartner auf Ihrer Seite mit Entscheidungsbefugnis für die ersten Wochen.
Warum ein sauberes Onboarding wichtig ist
Fehler in den ersten Wochen sind teuer und hartnäckig: Ein falsch angelegter Artikelstamm produziert monatelang Bestandsdifferenzen, eine halb getestete Schnittstelle sendet Bestellungen doppelt oder gar nicht, eine fehlende Versandregel schickt Pakete mit dem falschen Carrier. Anbieter, die das Onboarding mit festem Ablauf, Ansprechpartner und Testphase betreiben, erreichen den stabilen Betrieb in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach Go-live. Ab dann gelten die im SLA vereinbarten Kennzahlen.
Der Go-live im Oktober oder November. Im Q4 sind Lager, Carrier und Ihr eigenes Team am Limit; ein Onboarding unter Peak-Bedingungen verlängert sich und Fehler fallen erst auf, wenn tausend Pakete betroffen sind. Der beste Zeitraum für einen Start oder Wechsel ist Januar bis August.
So macht es LogYou
LogYou führt jedes Onboarding nach festem Ablauf mit einem persönlichen Ansprechpartner: Artikelstamm-Import aus Shop oder ERP in die Plattform LogShip, native Anbindung von Shopify, Shopware, JTL-Wawi, PlentyONE, Xentral, Lexware, Amazon und eBay, Testphase mit echten Bestellungen, dann Go-live zum vereinbarten Stichtag. Beim Wechsel von einem anderen Anbieter organisiert LogYou den Umzug des Bestands inklusive Parallelbetrieb, ohne Mindestlaufzeit. Details unter Fulfillment-Wechsel und E-Commerce Fulfillment.
Häufige Fragen zu Onboarding
Wie lange dauert das Onboarding bei einem Fulfillment-Dienstleister?
Was kostet das Onboarding?
Kann ich beim Onboarding parallel weiterverkaufen?
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