Bestandsführung ist die laufende, buchhalterisch nachvollziehbare Erfassung aller Bestände je SKU und Lagerplatz: jeder Zugang, Abgang, jede Reservierung und Sperrung wird im WMS gebucht. Im Fulfillment liefert sie den Live-Bestand, den der Shop als verfügbare Menge anzeigt.
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Was ist Bestandsführung?
Bestandsführung bezeichnet die lückenlose Erfassung aller Bestandsbewegungen: Welche Menge welcher SKU liegt wann auf welchem Lagerplatz, und durch welche Buchung hat sich das geändert. Jeder Wareneingang, jeder Pick, jede Retoure, jede Umlagerung und jede Sperrung ist ein Buchungssatz mit Zeitstempel, Menge und Verursacher. Aus der Summe dieser Buchungen ergibt sich der aktuelle Bestand – nicht aus Zählen.
Abzugrenzen ist die Bestandsführung von der Inventur, die den geführten Bestand stichtags- oder stichprobenweise mit der Realität abgleicht, und von der Bestandsplanung, die aus den Bestandsdaten Nachbestellungen ableitet. Die Bestandsführung ist die Datengrundlage für beides.
Die Bestandsarten im WMS
Ein WMS führt nicht eine Zahl je Artikel, sondern mehrere, die zusammen erst ein vollständiges Bild ergeben:
- Physischer Bestand: die Menge, die tatsächlich im Lager liegt, über alle Plätze summiert.
- Reservierter Bestand: Mengen, die bereits offenen Aufträgen zugeordnet, aber noch nicht gepickt sind.
- Gesperrter Bestand: Ware, die nicht verkauft werden darf – Retouren in der Prüfung, beschädigte Einheiten, abgelaufenes MHD, Qualitätssperre einer Charge.
- Verfügbarer Bestand: physisch minus reserviert minus gesperrt. Das ist die einzige Zahl, die an den Shop gemeldet werden sollte.
- Erwarteter Bestand: per Lieferavis angemeldete, noch nicht eingebuchte Ware – nützlich für Vorbestellungen, nie für den Live-Verkauf.
Ein Beispiel: Physisch liegen 340 Stück, 25 sind für offene Aufträge reserviert, 6 Retouren warten auf Prüfung. Der Shop zeigt 309 verfügbare Einheiten an – nicht 340.
Der Shop bekommt den physischen statt den verfügbaren Bestand. Bei einer Aktion laufen in 10 Minuten 40 Bestellungen für einen Artikel mit 30 Stück ein – die letzten 10 Kunden erhalten eine Stornierung. Prüfen Sie beim Onboarding, welche Bestandsart Ihre Schnittstelle überträgt.
Wie Bestandsführung in der Praxis funktioniert
Jede Bewegung wird gescannt und sofort gebucht. Beim Wareneingang entsteht der Zugang je SKU, bei der Einlagerung die Zuordnung zum Platz. Trifft eine Bestellung ein, reserviert das WMS die Menge; der Pick-Scan wandelt die Reservierung in einen Abgang um, der Versand-Scan schließt den Vorgang ab. Kommt eine Retoure zurück, wird sie als gesperrter Zugang gebucht, nach der Prüfung als verfügbar (A-Ware) oder auf einen Sperrplatz (B-Ware) umgebucht.
Zwischen WMS und Ihrem Shop oder ERP-System läuft diese Logik über eine Schnittstelle: Aufträge fließen ins Lager, verfügbare Bestände und Sendungsnummern zurück. Bei nativen Anbindungen an Shopify, Shopware oder JTL-Wawi geschieht das in Echtzeit oder im Minutentakt. Verkaufen Sie zusätzlich über Amazon oder eBay, verteilt entweder das ERP oder das WMS den verfügbaren Bestand auf die Kanäle – wichtig ist, dass genau ein System die Hoheit hat.
Warum Bestandsführung für Onlinehändler wichtig ist
Die Bestandsführung entscheidet, ob Sie verkaufen können, was da ist – und nur das. Ein zu niedriger Systembestand lässt Ware im Regal liegen und kostet Umsatz plus Lagergebühren. Ein zu hoher führt zu Stornierungen, negativen Bewertungen und auf Marktplätzen zu Abstrafungen bei der Verkäuferleistung. Bestandsdifferenzen von 1 bis 2 % gelten in manuell geführten Lagern als normal; scan-gestützte Fulfillment-Lager kommen auf deutlich unter 0,5 %.
Für Marken mit MHD-, Chargen- oder Seriennummernpflicht ist die Bestandsführung außerdem Nachweispflicht: Bei einem Rückruf müssen Sie sagen können, welche Charge an welche Kunden ging. Und für die Buchhaltung ist der geführte Bestand die Grundlage der Bewertung zum Jahresabschluss.
Verlangen Sie von Ihrem Dienstleister eine Bewegungshistorie je SKU, nicht nur eine Bestandszahl. Erst wenn Sie sehen, welche Buchung wann durch wen erfolgte, können Sie Differenzen erklären – und Streit über Fehlbestände vermeiden.
So macht es LogYou
LogYou führt Bestände in LogShip je SKU, Lagerplatz, Charge und MHD; jede Bewegung wird gescannt und mit Zeitstempel gebucht. Ihr Shop erhält ausschließlich den verfügbaren Bestand, im Kundenportal sehen Sie physische, reservierte und gesperrte Mengen sowie die vollständige Historie. Mehr unter Lagerlogistik & Wareneingang.
Häufige Fragen zu Bestandsführung
Was ist der Unterschied zwischen physischem und verfügbarem Bestand?
Wie oft wird der Bestand mit dem Shop synchronisiert?
Wer führt den Bestand, wenn ich einen Fulfillment-Dienstleister nutze?
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