Die Inventur ist die körperliche Zählung aller Bestände zu einem Stichtag oder laufend während des Jahres, um den im System geführten Bestand mit der Realität abzugleichen. Für Kaufleute ist sie nach HGB Pflicht; Fulfillment-Dienstleister mit WMS führen sie meist als permanente Inventur per Zählauftrag durch.
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Was ist eine Inventur?
Die Inventur ist die körperliche Aufnahme aller Vermögensgegenstände – im Lager also die Zählung jeder SKU auf jedem Lagerplatz – und der Abgleich mit dem Systembestand. Sie beantwortet die Frage, ob die Bestandsführung im WMS der Realität entspricht. Das Ergebnis ist das Inventar, das Grundlage der Bilanz ist.
Für Kaufleute ist die Inventur nach § 240 HGB Pflicht: zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres. § 241 HGB erlaubt Vereinfachungen – Stichprobenverfahren, permanente Inventur und zeitlich verlegte Inventur – sofern die Bestandsführung ordnungsgemäß ist. Die Pflicht trifft den Eigentümer der Ware, also Sie als Händler, auch wenn das Lager bei einem Fulfillment-Dienstleister steht.
Die drei Inventurverfahren
| Verfahren | Wann wird gezählt | Voraussetzung | Typisch für |
|---|---|---|---|
| Stichtagsinventur | am Bilanzstichtag oder innerhalb von 10 Tagen davor/danach | keine | kleine Lager, Eigenlager ohne WMS |
| Permanente Inventur | laufend über das Jahr, jede SKU mindestens einmal | lückenlose Bestandsführung mit Belegen | Fulfillment-Lager mit WMS |
| Stichprobeninventur | Teilmenge nach statistischem Verfahren | anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren, ordnungsgemäße Bestandsführung | große Lager mit vielen Positionen |
Daneben gibt es die verlegte Inventur (bis zu 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Stichtag, mit Fortschreibung), die in der Praxis meist mit der Stichtagsinventur kombiniert wird, um nicht am 31. Dezember zählen zu müssen.
Wie die Inventur im Fulfillment-Lager abläuft
Fulfillment-Dienstleister mit WMS arbeiten fast immer mit permanenter Inventur, im Englischen Cycle Counting. Der Ablauf:
- Zählaufträge erzeugen: Das WMS erstellt täglich oder wöchentlich Zählaufträge für einzelne Lagerplätze – priorisiert nach ABC-Klasse, Bestandswert, Zeit seit der letzten Zählung oder auslösenden Ereignissen (Fehlpick, Nullbestand, Retoure).
- Blindzählung: Der Mitarbeiter scannt den Platz und zählt, ohne den Sollwert zu sehen. Das verhindert, dass die Sollzahl einfach bestätigt wird.
- Abgleich: Stimmt Ist mit Soll überein, ist der Platz für diesen Zyklus erledigt. Bei Abweichung folgt eine zweite Zählung durch eine andere Person.
- Differenzklärung: Bestätigte Differenzen werden gebucht und nach Ursache klassifiziert – Buchungsfehler, Fehlpick, Bruch, Schwund.
- Bestandsbestätigung zum Stichtag: Zum Geschäftsjahresende erhalten Sie eine Aufstellung je SKU, die als Inventurnachweis dient.
Bei über 35.000 SKUs ist eine Vollzählung an einem Tag praktisch nicht möglich, ohne den Versand für Tage zu stoppen. Die permanente Inventur verteilt den Aufwand und liefert nebenbei laufend Korrekturen.
Bitten Sie Ihren Dienstleister um eine Bestandsbestätigung je SKU mit Datum, Zähler und Lagerplatz – nicht nur eine Summe. Ihr Steuerberater braucht für die Bilanz einen nachvollziehbaren Nachweis, und bei einer Betriebsprüfung ist die Zählung über den Dienstleister sonst schwer zu belegen.
Warum die Inventur für Onlinehändler wichtig ist
Jenseits der Pflicht ist die Inventur der einzige harte Test der Bestandsqualität. Die Inventurdifferenz – Abweichung zwischen Soll und Ist in Prozent des Bestandswerts – ist eine der ehrlichsten Kennzahlen eines Lagers. In manuell geführten Lagern sind 1 bis 3 % üblich, in scan-gestützten Fulfillment-Lagern liegt der Wert typischerweise unter 0,5 %. Jede Differenz nach oben ist Ware, die Sie nicht verkaufen konnten; jede nach unten ist Ware, die Sie verkauft haben und nicht liefern können.
Vertraglich sollte geregelt sein, ab welcher Differenz der Dienstleister haftet und wie Ware bewertet wird (Einkaufspreis oder Verkaufspreis). Verlangen Sie außerdem Transparenz über die Fehlerquote bei Picks – sie ist die häufigste Ursache für Inventurdifferenzen, weil ein Fehlpick immer zwei SKUs verfälscht.
Die Inventur wird zum Jahreswechsel als einmaliges Großereignis angesetzt, bei dem der Versand tagelang ruht. Im E-Commerce fällt das mitten in die Retourenwelle nach Weihnachten. Permanente Inventur vermeidet den Stillstand und ist nach HGB gleichwertig.
So macht es LogYou
LogYou führt eine permanente Inventur mit Zählaufträgen aus LogShip: Jeder Lagerplatz wird mindestens einmal im Jahr blind gezählt, auffällige Plätze häufiger; Differenzen sehen Sie im Kundenportal mit Ursache. Zum Geschäftsjahresende erhalten Sie eine Bestandsbestätigung je SKU. Mehr unter Lagerlogistik & Wareneingang.
Häufige Fragen zu Inventur
Muss ich als Onlinehändler eine Inventur machen, wenn mein Lager beim Fulfillment-Dienstleister steht?
Was ist der Unterschied zwischen Stichtagsinventur und permanenter Inventur?
Was passiert bei Inventurdifferenzen beim Dienstleister?
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