Eine Seriennummer ist eine eindeutige Kennung für genau ein einzelnes Produktexemplar. Im Fulfillment wird sie beim Wareneingang und beim Verpacken gescannt und der Bestellung zugeordnet, sodass sich für jede Einheit nachvollziehen lässt, an welchen Kunden sie ging – wichtig für Garantie, Retouren und Diebstahlschutz.
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Was ist eine Seriennummer?
Eine Seriennummer ist eine Kennung, die genau ein einzelnes Exemplar eines Produkts eindeutig identifiziert. Während die SKU den Artikeltyp und die EAN das Produkt global bezeichnen, unterscheidet die Seriennummer zwei ansonsten identische Geräte voneinander. Sie wird vom Hersteller vergeben, als Klartext und Barcode auf Gerät und Verpackung aufgebracht und ist bei Smartphones als IMEI, bei Fahrzeugen als Fahrgestellnummer bekannt.
Die Abgrenzung zur Chargenverfolgung ist die Granularität: Eine Charge fasst tausende gleiche Einheiten zusammen, eine Seriennummer steht für eine einzige. Deshalb ist Seriennummern-Tracking die aufwendigste Form der Rückverfolgung – und die einzige, die Aussagen über ein konkretes Stück erlaubt.
Wie Seriennummern-Tracking im Fulfillment funktioniert
Das Tracking beginnt spätestens beim Verpacken, idealerweise schon beim Wareneingang:
- Wareneingang: Jede Einheit wird gescannt, die Seriennummer im WMS als eigener Bestandsdatensatz unter der SKU angelegt. Fehlende oder unlesbare Nummern werden gemeldet. Bei großen Stückzahlen genügt manchmal die Erfassung erst beim Pack – dann fehlt aber die Kontrolle, ob Lieferung und Lieferschein übereinstimmen.
- Kommissionierung: Der Picker entnimmt eine beliebige Einheit der SKU, weil alle gleichwertig sind.
- Verpacken: Der Packer scannt die Seriennummer des konkreten Stücks. Das WMS prüft, ob sie zur SKU gehört und im Bestand geführt ist, und schreibt sie an die Auftragsposition. Erst danach wird das Versandlabel gedruckt.
- Rückmeldung: Die Seriennummer geht mit der Versandbestätigung an Shop oder ERP – der Kunde und Ihr Support sehen, welches Gerät verschickt wurde.
- Retoure: Bei Rücksendung wird die Nummer erneut gescannt und mit der Bestellung verglichen. Stimmt sie nicht, wird die Retoure gesperrt und gemeldet.
Die Seriennummer wird nur vom Umkarton gescannt, nicht vom Gerät. Bei Ware, die im Lager umgepackt, gebündelt oder als B-Ware neu verpackt wurde, stimmen Karton und Inhalt nicht mehr überein. Der Scan muss vom Gerät selbst oder von einem Etikett kommen, das nachweislich mit dem Gerät verbunden ist.
Warum Seriennummern für Onlinehändler wichtig sind
Retourenabgleich. Der häufigste Betrugsfall im Elektronikhandel: Der Kunde bestellt ein neues Gerät und schickt sein altes, defektes Exemplar zurück. Ohne Seriennummer ist das im Lager nicht erkennbar, und die Erstattung wird ausgelöst. Mit Scan beim Pack und beim Retoureneingang fällt der Tausch sofort auf. Bei Warenwerten ab 100 € ist das Tracking allein dadurch bezahlt.
Garantie und Gewährleistung. Hersteller wickeln Garantiefälle über die Seriennummer ab. Wenn Sie belegen können, welches Gerät wann an welchen Kunden ging, entfällt jede Diskussion über Kaufdatum und Zuordnung – auch bei Kunden, die den Kaufbeleg nicht mehr finden.
Rückruf und Sicherheit. Bei Sicherheitsproblemen betrifft ein Rückruf oft nur bestimmte Seriennummernbereiche. Mit dem Tracking schreiben Sie genau die betroffenen Kunden an; die GPSR verlangt genau diese Erreichbarkeit.
Refurbishment und B-Ware. Retournierte Geräte durchlaufen Refurbishment und werden als B-Ware erneut verkauft. Die Seriennummer trägt die Historie mit: Wie oft war das Gerät schon draußen, welche Mängel wurden dokumentiert, welche Teile getauscht.
Für welche Produkte Seriennummern-Tracking sinnvoll ist
| Produktgruppe | Tracking | Grund |
|---|---|---|
| Smartphones, Tablets, Notebooks | Pflicht (IMEI/S/N) | Garantie, Betrug, Diebstahl |
| E-Bikes, E-Scooter, Akku-Werkzeuge | empfohlen | Garantie, Rückruf, Versicherung |
| Kameras, Audio, Gaming-Hardware | empfohlen | Retourenabgleich, Garantie |
| Medizinprodukte, Messgeräte | Pflicht (UDI) | Rückverfolgbarkeit nach MDR |
| Textil, Kosmetik, Lebensmittel | nein | Charge genügt |
Übermitteln Sie die Seriennummer in der Versandbestätigung an den Kunden. Das signalisiert Transparenz, reduziert Support-Anfragen im Garantiefall und macht Betrugsversuche bei Retouren von vornherein unattraktiv.
So handhabt LogYou Seriennummern
LogShip führt Seriennummern als eigene Bestandsdatensätze unter der SKU, erzwingt den Scan beim Verpacken und schreibt die Nummer an Auftrag und Versandbestätigung. Bei Retouren wird die Nummer gegen die Ursprungsbestellung geprüft, Abweichungen werden vor der Erstattung gemeldet. Mehr dazu unter MHD-, Chargen- & Seriennummern-Tracking, Retourenmanagement und im Artikel MHD, Chargen und Seriennummern im Fulfillment.
Häufige Fragen zu Seriennummer
Was ist der Unterschied zwischen Seriennummer und Chargennummer?
Wann lohnt sich Seriennummern-Tracking im Fulfillment?
Wie wird die Seriennummer beim Versand erfasst?
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